Polityka prywatności, polityka cookies (informacja o ochronie danych osobowych)
wersja z dnia 23 czerwca 2020 r.
Rozdział 1 [Przepisy ogólne]
Niniejsza informacja o ochronie danych odnosi się do przetwarzania danych przez:Podmiot odpowiedzialny administrator danych osobowych:
Transparenta Polska sp. z o.o. z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim (dalej zwana: Spółka),
05-850 Ożarów Mazowiecki ul. Zielna 14/2
KRS 0000796728, REGON 383965500, NIP 1182197864
Email: kontakt@zapytajwladze.pl
Telefon: +48 502 435 727
Zakładowy inspektor ochrony danych Spółki jest dostępny pod wyżej wymienionym adresem, którym jest Elżbieta Juszczak.
Rozdział 2 [Gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie]
W ramach naszego portalu przejrzystości życia publicznego przetwarzamy dane osobowe użytkownika wymienione szczegółowo w rozdziale 2 poniżej. Przetwarzamy wyłącznie dane, które użytkownik aktywnie udostępnia na stronie internetowej (np. wypełniając formularze, składając zapytania, przesyłając dokumenty itp.)Dane użytkownika będą przetwarzane wyłącznie przez nas i nie będą sprzedawane, wypożyczane ani przekazywane stronom trzecim. Zastrzegamy sobie jednak prawo do udostępniania zapytań złożonych za pośrednictwem zapytajwladze.pl i oznaczonych jako publiczne przez użytkowników oraz opublikowanej w nich komunikacji z władzami stronom trzecim w celach naukowych.
Jeśli korzystamy z pomocy zewnętrznych usługodawców w celu przetwarzania danych osobowych, odbywa się to w ramach tak zwanego przetwarzania zamówień, w którym my jako klient jesteśmy upoważnieni do wydawania instrukcji naszym kontrahentom. Korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy usług w celu hostowania naszej strony internetowej. Nasza strona internetowa jest hostowana przez zewnętrznego dostawcę w Niemczech. Jeśli inni zewnętrzni dostawcy usług są wykorzystywani do poszczególnych operacji przetwarzania wymienionych w rozdziale 2., zostaną oni tam wymienieni.
Dane nie są przekazywane do krajów trzecich.
Przetwarzanie w szczegółach
1. Rejestracja i profil
1.1 Opis przetwarzania
Poszczególne funkcje i oferty naszego portalu są dostępne wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników. Rejestrując się, zawierasz z nami bezpłatną umowę użytkownika. Rejestrując się, otrzymasz własne konto na zapytajwladze.pl. Rejestracji można dokonać poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego na naszej stronie internetowej i przesłanie go do nas drogą elektroniczną. Aby się zarejestrować, należy podać imię, nazwisko (lub pseudonim), hasło i adres e-mail. W tym miejscu można również określić, czy imię i nazwisko mają być wyświetlane publicznie. Kliknięcie przycisku „Utwórz konto” oznacza przesłanie formularza do nas. Następnie otrzymasz automatyczną powitalną wiadomość e-mail. Zawiera ona link do potwierdzenia adresu e-mail. Dopiero po pomyślnej weryfikacji adresu e-mail poprzez kliknięcie linku potwierdzającego konto zostanie aktywowane na naszym portalu i będzie można zalogować się przy użyciu wprowadzonego hasła. Będziesz mieć natychmiastowy dostęp do swojego konta użytkownika. W ustawieniach masz możliwość wprowadzenia adresu pocztowego i podpisu, które możesz wysłać wraz z zapytaniem, jeśli chcesz. Nie będą one nigdy wyświetlane publicznie. Możliwe jest również utworzenie konta bez nadawania hasła, zazwyczaj w związku ze złożeniem zapytania. Hasło można wówczas ustawić po potwierdzeniu adresu e-mail podanego w celu wysłania zapytania - jest to opcjonalne. Jeśli jednak użytkownik nie ustawi hasła, nie będzie mógł się zalogować. Uwierzytelnianie odbywa się wtedy za pomocą specjalnych jednorazowych linków w wiadomościach e-mail z powiadomieniami lub za pomocą funkcji resetowania hasła z opcją przypisania hasła.
Jako zarejestrowany użytkownik zapytajwladze.pl możesz w szczególności składać wnioski o dostęp do informacji i komunikować się z odpowiednimi organami w sprawie swoich indywidualnych zapytań, i komentować zapytania innych użytkowników.
Jeśli ustawiłeś swoją nazwę jako publiczną, oprócz Twojego konta zostanie utworzona publiczna strona profilu, która może być przeglądana przez każdego w naszej witrynie i może zostać znaleziona przy użyciu odpowiednich wyszukiwanych haseł w wyszukiwarkach. Użytkownik może również utworzyć zdjęcie profilowe, tekst profilowy i odniesienie do organizacji, do której należy w swoim profilu. W przypadku profilu publicznego użytkownik ma również możliwość zmiany profilu z publicznego na prywatny w późniejszym terminie.
1.2 Cel
Przetwarzanie odbywa się w celu zapewnienia użytkownikowi funkcji naszej witryny internetowej dla zarejestrowanych użytkowników.
1.3 Podstawa prawna
Przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania bezpłatnej umowy z użytkownikiem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Bez podania danych osobowych w ramach procesu rejestracji nie będziemy w stanie wywiązać się z naszych zobowiązań umownych.
1.4 Okres przechowywania
Dane zostaną automatycznie usunięte przez nas po rozwiązaniu umowy z użytkownikiem. Użytkownik może samodzielnie rozwiązać umowę z nami, wybierając funkcję „Usuń konto” w ustawieniach swojego konta użytkownika. Alternatywnie, możesz również poinformować nas, że nie chcesz już być zarejestrowanym użytkownikiem zapytajwladze.pl, wysyłając wiadomość e-mail na adres kontakt@ zapytajwladze.pl przy użyciu adresu e-mail użytego podczas rejestracji. Konto użytkownika zostanie wówczas natychmiast usunięte. Usunięcie konta użytkownika (czy to w wyniku jego własnego wypowiedzenia, czy w wyniku naruszenia naszych warunków użytkowania) nie wiąże się z usunięciem treści opublikowanych przez niego na zapytajwladze.pl (zapytania, komentarze); zostaną one jednak zanonimizowane. Przed usunięciem użytkownik ma możliwość zażądania eksportu swoich danych, klikając odpowiedni przycisk. Jeśli użytkownik usunie swoje konto przed zakończeniem eksportu, jego dane nie będą mogły zostać do niego przesłane. Ponadto jako zalogowany użytkownik możesz w dowolnym momencie edytować i usuwać własne dane i informacje.
1.5 Odbiorcy
Na stronie profilu użytkownika jego nazwa użytkownika, zdjęcie profilowe i komunikacja związana z wnioskami o dostęp do informacji mogą być przeglądane przez innych odwiedzających naszą witrynę internetową, chyba że użytkownik ustawił swój profil jako prywatny. Użytkownik może użyć ustawień prywatności swojego profilu, aby określić i regulować, czy jego profil powinien być widoczny publicznie i jakie dane osobowe są w nim publikowane, przy czym nazwa użytkownika jest zawsze wyświetlana publicznie i w związku z żądaniami użytkownika w przypadku profili publicznych, ale nie w przypadku profili ustawionych jako prywatne.
2. Zapytania/komunikacja z władzami
2.1 Opis przetwarzania
Podstawową funkcją zapytajwladze.pl jest umożliwienie zarejestrowanym użytkownikom korzystania z platformy w celu dochodzenia roszczeń o dostęp do informacji i składania odpowiednich wniosków do władz. Użytkownik będzie prowadzony krok po kroku przez proces składania wniosku. W szczególności zostaniesz poproszony o podanie niezbędnych informacji o organie, do którego chcesz wysłać wniosek, oraz o wprowadzenie tekstu z informacjami, które chcesz otrzymać. Użytkownik ma również możliwość podania adresu pocztowego lub zdecydowania, czy raz wprowadzony adres pocztowy powinien być częścią wniosku do organu odpowiedzialnego za udzielanie informacji. Podanie adresu pocztowego w zapytaniu ma sens, jeśli organ odpowiedzialny za udzielanie informacji ma wysłać coś pocztą.
Po wysłaniu zapytania jest ono technicznie wysyłane elektronicznie do wybranego organu za pośrednictwem adresu e-mail automatycznie generowanego przez zapytajwladze.pl dla każdego zapytania. Ta wysyłka za pośrednictwem automatycznie wygenerowanego adresu e-mail umożliwia władzom bezpośrednią odpowiedź i automatyczne prawidłowe przypisanie oficjalnych odpowiedzi do zapytania na zapytajwladze.pl. Jeśli chcesz ponownie edytować swój wniosek przed jego wysłaniem, możesz najpierw zapisać go jako wersję roboczą na swoim koncie.
Publiczne wnioski o dostęp do informacji i związana z nimi komunikacja z władzami nie są przez nas sprawdzane przed publikacją.
Jeśli organ odpowiedzialny za dostarczanie informacji wysyła załączniki jako część elektronicznej odpowiedzi na zapytanie, należy je aktywować osobno. Pliki PDF mogą zostać zredagowane przed ich aktywacją. Pliki graficzne i dokumenty MS Word mogą być konwertowane do formatu PDF, a następnie redagowane. Jeśli załączniki zawierają dane osobowe użytkownika, w szczególności dane, które użytkownik przekazał organowi odpowiedzialnemu za udzielanie informacji w trakcie zapytania (np. adres pocztowy lub adres e-mail), użytkownik może sprawdzić załączniki pod kątem takich danych przed ich publikacją i zredagować je przed planowaną aktywacją na platformie, korzystając z narzędzia udostępnionego przez nas w tym kroku. Można to również zrobić w dowolnym momencie po aktywacji załączników. Zostaniesz również poproszony o zredagowanie danych osobowych, np. podpisów innych osób, takich jak pracownicy organów publicznych. Należy również pamiętać, że aktywowane załączniki mogą zostać znalezione przez zapytania publiczne za pośrednictwem wyszukiwarek internetowych. Jeśli zapytanie jest publiczne, redakcja lub aktywacja może być również przeprowadzona przez moderatora platformy, w szczególności po złożeniu osobnego wniosku, zwłaszcza jeśli publikacja danych osobowych osób trzecich narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych.
2.2 Cel
Przetwarzanie odbywa się w celu wsparcia użytkownika w składaniu wniosków o dostęp do informacji oraz umożliwienia mu składania wniosków i zarządzania nimi.
2.3 Podstawa prawna
Przetwarzanie danych osobowych w kontekście składania i wysyłania wniosków o dostęp do informacji, otrzymywania oficjalnej odpowiedzi i, w stosownych przypadkach, publikacji odbywa się w celu wykonania bezpłatnej umowy z użytkownikiem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2.4 Okres przechowywania
Publikacja wniosków o dostęp do informacji oraz powiązana lub przesłana komunikacja z władzami nie jest ograniczona czasowo. Zamiast usunięcia, anonimizacja nastąpi, jeśli nie będziesz już częścią zapytajwladze.pl poprzez usunięcie konta użytkownika lub jeśli usuniemy Twoje konto z powodu naruszenia naszych warunków użytkowania. Użytkownik może również samodzielnie anonimizować dane osobowe w dowolnym momencie.
2.5 Odbiorcy
Dane osobowe użytkownika będą przekazywane organom wybranym przez użytkownika w kontekście wniosków o dostęp do informacji. W razie potrzeby udostępnimy wnioski złożone za pośrednictwem zapytajwladze.pl i oznaczone jako publiczne przez użytkowników oraz opublikowaną w nich komunikację z organami stronom trzecim - w szczególności uniwersytetom, ośrodkom badawczym, projektom badawczym i / lub naukowcom - do celów naukowych.
Twoje publiczne zapytania i wszelkie zawarte w nich dane osobowe zostaną opublikowane na zapytajwladze.pl w Internecie. Pragniemy podkreślić, że informacje w Internecie są dostępne na całym świecie i mogą być przeglądane bez ograniczeń (tj. w szczególności przez dowolną osobę trzecią na całym świecie). Można je również znaleźć za pomocą wyszukiwarek.
3. Komentowanie wniosków
3.1 Opis przetwarzania
Jako zarejestrowany użytkownik masz możliwość publicznego komentowania na podstronach poszczególnych wniosków o dostęp do informacji. Możesz komentować samodzielnie i widzieć nazwy wprowadzone przez innych użytkowników podczas komentowania tylko wtedy, gdy wcześniej zalogowałeś się na swoje konto użytkownika w zapytajwladze.pl. Jeśli chcesz samodzielnie skorzystać z funkcji komentowania, kliknij przycisk „Napisz publiczny komentarz”. Następnie wprowadź nazwę i tekst komentarza w udostępnionym formularzu i kliknij przycisk „Wyślij komentarz”. Nazwa wpisana tutaj nie musi być taka sama jak nazwa użytkownika lub prawdziwe imię i nazwisko na zapytajwladze.pl. Komentarze nie będą wyświetlane w profilu publicznym użytkownika. Komentarze nie będą przez nas sprawdzane przed publikacją.
3.2 Cel
Przetwarzanie odbywa się w celu umożliwienia wymiany pomysłów i doświadczeń między zarejestrowanymi użytkownikami zapytajwladze.pl poprzez oferowanie funkcji komentowania w kontekście wniosków o dostęp do informacji.
3.3 Podstawa prawna
Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony nadrzędnych prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nasz uzasadniony interes wynika z celu określonego w rozdziale2 3.2.
3.4 Okres przechowywania
Komentarze użytkowników będą publikowane przez czas nieokreślony. Zamiast usunięcia, anonimizacja ma miejsce, jeśli użytkownik nie jest już częścią zapytajwladze.pl poprzez usunięcie konta użytkownika lub jeśli usuniemy jego konto z powodu naruszenia naszych warunków użytkowania.
Rozdział 3 [Pliki cookies]
1 Na naszej stronie internetowej używamy plików cookie. Są to małe pliki, które Państwa przeglądarka automatycznie tworzy i które są przechowywane w Państwa urządzeniu końcowym (laptop, tablet, smartfon, itp.), gdy odwiedzacie naszą stronę. Pliki cookie nie uszkadzają urządzenia końcowego, nie zawierają wirusów, koni trojańskich ani innych złośliwych programów.2 W plikach cookie są zapisywane informacje, które w każdym przypadku łączą się z konkretnym urządzeniem końcowym. Nie oznacza to jednak, że natychmiast otrzymamy informację o Państwa tożsamości.
3 Stosowanie plików cookies ma na celu z jednej strony ułatwienie korzystania z naszej oferty. Na przykład, używamy tzw. sesyjnych plików cookie, aby rozpoznać, że użytkownik odwiedził już poszczególne strony naszej witryny. Zostaną one automatycznie usunięte po opuszczeniu naszej strony.
4 Ponadto w celu optymalizacji łatwości w obsłudze wykorzystujemy również tymczasowe pliki cookie, które są przechowywane na Państwa urządzeniu końcowym przez określony czas. Jeśli ponownie odwiedzą Państwo naszą stronę, aby korzystać z naszych usług, nastąpi automatyczne wykrycie, że byli już Państwo u nas oraz to jakie wpisy i ustawienia wprowadziliście, aby nie trzeba było wprowadzać ich ponownie.
5 Dane przetwarzane przez cookies są wymagane do wyżej wymienionych celów umożliwiających ochronę naszych uzasadnionych interesów oraz interesów osób trzecich zgodnie z art. 6 ust. 1 S. 1 lit. f RODO.
6 Większość przeglądarek automatycznie akceptuje pliki cookie. Mogą Państwo jednak skonfigurować przeglądarkę w taki sposób, aby pliki cookie nie były zapisywane na komputerze lub aby przed utworzeniem nowego pliku cookie zawsze pojawiały się nowe komunikaty. Całkowita dezaktywacja plików cookie może jednak prowadzić do tego, że nie będą Państwo mogli korzystać ze wszystkich funkcji naszej strony internetowej.
Rozdział 4 [Wtyczki mediów społecznościowych]
1 Na podstawie art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO na naszej stronie internetowej wykorzystuje się wtyczki mediów społecznościowych takich jak Facebook w celu promowania naszej kancelarii. Kryjący się za tym cel marketingowy należy uznać za uzasadniony interes firmy w rozumieniu postanowień RODO. Odpowiedzialność za działalność zgodną z zasadami ochrony danych leży po stronie każdego dostawcy. Wtyczki podłączamy poprzez tzw. podwójne kliknięcie, aby możliwie jak najlepiej chronić użytkowników naszej strony internetowej.2 Na naszej stronie internetowej stosuje się wtyczki mediów społecznościowych serwisu Facebook po to, aby korzystanie ze strony było bardziej spersonalizowane. W tym celu wykorzystujemy przyciski „LUBIĘ TO” lub „UDOSTĘPNIJ”. Mowa tutaj o ofercie serwisu Facebook.
3 Kiedy otwierają Państwo jedną ze stron naszej witryny zawierającą wtyczkę, Państwa przeglądarka nawiązuje bezpośrednio połączenie z serwerami Facebooka. Zawartość wtyczki jest przekazywana przez Facebook bezpośrednio do Państwa przeglądarki i podłączana do strony internetowej.
4 Poprzez podłączenie wtyczki Facebook otrzymuje informacje o tym, że Państwa przeglądarka otworzyła odpowiednią stronę naszej witryny również wtedy, gdy nie posiadają Państwo konta na Facebooku lub nie są już Państwo na nim zalogowani. Takie informacje (w tym Państwa adres IP) są przesyłane z Państwa przeglądarki bezpośrednio na serwer Facebooka w Stanach Zjednoczonych i tam przechowywane.
5 Jeśli są Państwo zalogowani na swoim koncie na Facebooku, Facebook może przyporządkować Państwa wizytę na naszej stronie internetowej bezpośrednio do Państwa konta. Jeśli zintegrują się Państwo z wtyczkami, na przykład klikając przycisk „LUBIĘ TO” lub „UDOSTĘPNIJ”, odpowiednie informacje są również przesyłane na serwer Facebooka i tam przechowywane. Ponadto informacje będą publikowane na Facebooku i wyświetlane Państwa znajomym.
6 Facebook może wykorzystywać takie informacje w celach reklamowych, badania rynku i dopasowywania stron Facebooka do potrzeb użytkowników. Do tego Facebook sporządza profile użytkowania, zainteresowań i kontaktów, np. po to, by analizować korzystanie przez Państwa z naszej strony pod kątem wyświetlanych Państwu reklam, informować innych użytkowników Facebooka o Państwa aktywności na naszej stronie internetowej oraz świadczyć kolejne usługi związane z korzystaniem z Facebooka.
7 Jeśli nie chcą Państwo, aby Facebook przyporządkowywał dane zebrane poprzez naszą witrynę internetową do Państwa konta na Facebooku, przed odwiedzeniem naszej strony muszą się Państwo wylogować z Facebooka.
8 Cel i zakres gromadzenia danych oraz dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez Facebook, a także Państwa prawa i możliwości konfiguracji w zakresie ochrony prywatności znajdą Państwo w uwagach dotyczących ochrony danych serwisu Facebook. (https://www.facebook.com/about/privacy/).
Rozdział 5 [Prawa osób, których dane są przetwarzane]
1 Mają Państwo prawo:– zażądania informacji o Państwa danych osobowych przetwarzanych przez nas zgodnie z art. 15 RODO. W szczególności mogą Państwo poprosić o informacje na temat celów przetwarzania, kategorii danych osobowych, kategorii odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, planowanego okresu przechowywania, istnienia prawa do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu, istnienia prawa do odwołania, pochodzenia danych, jeśli nie zostały one przez nas zebrane oraz istnienia zautomatyzowanego procesu decyzyjnego, w tym profilowania i, jeśli ma to zastosowanie, istotnych informacji na temat ich danych;
– zgodnie z art. 16 RODO, zażądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia przechowywanych przez nas kompletnych danych osobowych;
– zażądania usunięcia Państwa danych osobowych przechowywanych u nas zgodnie z art. 17 RODO, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, do wypełnienia obowiązku prawnego, ze względu na interes publiczny lub do dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych;
– zgodnie z art. 18 RODO, do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, jeśli kwestionują Państwo dokładność danych, jeśli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chcą usunąć danych, a my już ich nie potrzebujemy, ale jeśli są potrzebne do dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych lub jeśli wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzaniu danych zgodnie z art. 21 RODO;
– zgodnie z art. 20 RODO, do otrzymywania Państwa danych osobowych, które nam Państwo udostępnili, w formie ustrukturyzowanej, aktualnej i nadającej się do odczytu maszynowego lub do żądania ich przekazania innej odpowiedzialnej osobie;
– zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, do odwołania w każdej chwili Państwa zgody na naszą działalność. W związku z tym nie możemy dalej przetwarzać danych na podstawie tej zgody w przyszłości, a także
– złożenia skargi do organu nadzorczego zgodnie z art. 77 RODO.
2 Prawo sprzeciwu
Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO, mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych osobowych zgodnie z art. 21 RODO, o ile istnieją ku temu powody wynikające z Państwa szczególnej sytuacji lub sprzeciw jest skierowany przeciwko reklamie bezpośredniej. W tym ostatnim przypadku mają Państwo ogólne prawo sprzeciwu, które wprowadzimy w życie bez określenia konkretnej sytuacji.
3 Aby skorzystać z prawa do odwołania lub sprzeciwu, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres kontakt@zapytajwladze.pl.
4 Stosujemy również odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Państwa danych przed przypadkową lub celową manipulacją, częściową lub całkowitą utratą, zniszczeniem lub nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Nasze środki bezpieczeństwa są stale udoskonalane zgodnie z postępem technologicznym.
5 Niniejsza informacja o ochronie danych osobowych została sporządzona zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.